IBM Workplace Documents

Es parte de IBM Workplace Collaboration Services e integra sólidas funciones de creación y gestión de documentos. Los usuarios pueden gestionar todo el ciclo de vida de los documentos, desde su creación y elaboración conjunta hasta su revisión, aprobación y archivo.

Con Scientific WorkPlace Versión 5, es posible crear, editar y generar texto matemático y científico muy fácilmente. El programa se basa en un procesador de textos muy fácil de usar y totalmente integrado con la escritura matemática y de texto en un mismo entorno. Su sistema de álgebra computacional integrado le permite realizar cálculos directamente en pantalla.
Kelly Hardart, empleada de Renovations, está trabajando en una biblioteca con información sobre los productos y servicios de este año. Sus documentos están organizados en carpetas personalizadas.

La carpeta de borradores pendientes contiene uno de los documentos de Kelly por completar. La seguridad es un punto fuerte de Workplace Documents, y garantiza que sólo los autores acceden a los borradores de documentos.

Este documento se creó con uno de los editores integrados de IBM Workplace Documents. Estos editores, compatibles con muchos formatos de documentos de presentación, hoja de cálculo y texto enriquecido comunes, ofrecen funciones de edición flexibles.
Tras usar el editor de texto enriquecido para hacer un último cambio, Kelly guarda el documento. Después utiliza la función “Publish” (“Publicar”) para quitar el estado de “borrador” del documento y ponerlo a disposición de los usuarios autorizados. Kelly utiliza otras bibliotecas que aprovechan el flujo de trabajo de aprobaciones incorporado, evitando que los documentos estén disponibles públicamente antes de que los revisores designados aprueben los cambios.

Para notificar a su superior que el documento FAQ está completo, Kelly le envía un enlace al mismo. Localiza el nombre de su superior en el directorio LDAP de la empresa y le envía un enlace URL en un mensaje de correo electrónico, junto con sus comentarios.

Una vez publicado el documento, se quita de la carpeta de borradores pendientes para poder compartirlo.Además de crear nuevos documentos, los usuarios pueden importarlos de fuentes externas. Para importar un anuncio de adquisición a la biblioteca, Kelly introduce un título y selecciona el documento, creado en Microsoft Word, desde la unidad de disco duro de su portátil.
Importado el nuevo documento, Kelly puede hacer pequeños cambios. Edita el documento como hizo con el anterior, pero descargándolo como un archivo local temporal y abriéndolo con Microsoft Word, lo que le permite editarlo con su formato nativo.
Kelly hace un cambio que corrige un error en el anuncio y guarda el documento.
Cuando se publica, el documento se devuelve automáticamente a la biblioteca de documentos, completando el proceso de “edición de ida y vuelta”. Kelly bloquea el documento para evitar que otros usuarios puedan realizar cambios.

Los documentos se pueden mover o copiar fácilmente entre las carpetas de una biblioteca. Las funciones de seguridad que protegen los documentos se extienden a las carpetas, permitiendo a los propietarios controlar su acceso y visibilidad.

Kelly abre otra carpeta con los informes de ventas semanales generados a lo largo del año. Varios empleados, incluida Kelly, añaden informes a esta carpeta. Para ver sólo los que ha enviado ella, crea una nueva vista de documento.
Las vistas permiten controlar la visualización de documentos, según determinadas características, como propietario, título, fecha de creación o combinaciones de palabras específicas en la descripción del documento.

Kelly accede de nuevo al directorio LDAP de Renovations para añadir un valor de autor a los criterios de vista. También añade un valor a la configuración de título de documento, para garantizar que sólo se mostrarán en la vista resultante los documentos que ella desea ver.

Esta vista es persistente y permanecerá en la biblioteca para poder utilizarla en cualquier momento.
Aquí vemos a Monifa Shani trabajando con nuevo correo en su bandeja de entrada de IBM Workplace Messaging.

El primer mensaje, que le ha sido enviado automáticamente por IBM Workplace Documents en nombre de Kelly Hardart, contiene el enlace al documento FAQ. La integración entre IBM Workplace Messaging e IBM Workplace Documents permite una notificación inmediata de los cambios realizados en información empresarial importante, y acceso continuo a las actualizaciones.

El siguiente mensaje de Monifa incluye un documento adjunto de Microsoft Word con un resumen del rendimiento de los productos de Renovations del año actual. Dentro del mensaje, los iconos permiten ver o guardar el adjunto en una biblioteca de Workplace Documents.

A medida que avanza en esta operación, Monifa ahorra tiempo y esfuerzo, y comparte de inmediato
la información con todos los miembros de la biblioteca de documentos.

IBM Workplace Documents permite una gestión centralizada y consistente de los documentos empresariales, y dentro de Workplace Collaboration Services, se integra completamente con correo electrónico, mensajería instantánea, conferencias Web, espacios de equipo, gestión de contenidos Web y aprendizaje, contribuyendo a conseguir una organización más eficaz y a reducir el coste total de propiedad.